ある日突然、以前勤めていた社員から、働いていた時の残業代の支払いを求める内容証明が会社に届いたらどうしますか？
近年では社員や元社員などによる残業代請求のトラブルが急増しており、みなし残業として残業代を含む手当を出していたはずなのに元社員には理解されておらず、このような請求が届くといったケースもあります。
未払い残業代に対する会社へのペナルティとは？
会社経営で人を雇用していれば、未払い残業代関連の問題は労務や労働問題で実際によく発生するトラブルだと言えます。会社の未払い残業代には、法律で次のようなペナルティが設けられているので注意が必要です。
・付加金制度
裁判所が悪質な未払い残業代だと判断した場合、本来の残業代と同額までの範囲で付加金を支払うことが命じられるケースがあります。
・遅延損害金制度
在職中の残業代には6％、退職後は14.6％の遅延損害金がつくので、本来の残業代よりも支払う額が高くなってしまいます。
他にも管理職から未払い残業代を請求された場合、高額で支払いを命じられる可能性もあるので注意しましょう。
実際に内容証明が届いたら何をすれば良い？
仮に突然、勤務していた従業員から未払い残業代の請求に関する内容証明が届いたとします。その内容は、残業を毎日行っていたのに適正な残業代の支払いがなかったというものだった場合、まず何を行えば良いでしょう。
・請求された金額の確認
内容証明に未払い残業代として記載されている金額が本当に正しいものかを確認しましょう。タイムカードや日報、給料明細等を確認した上で再計算します。
賃金規定で残業代に相当する手当についての定めを行っており、その額の支払いは行われていた場合や、適正な労働時間はタイムカードで管理している場合、勤務時間内に私用で外出していた場合、休日出勤などの指示がなく勝手に出勤していた場合などは、未払い残業代を減額できると考えられます。
・金額の確定と回答書の作成
未払い残業代を再計算で確認し、金額が確定させます。もし内容証明に記載されている未払い残業代の額と違う場合には、提示する金額の根拠と理由を相手に伝える必要があります。
いずれにしても、確定した金額を知らせる回答書を作成して渡す様にしましょう。早期解決のためには誠意ある対応が大切ですので、どのような方法で計算したのか、定められている規定の内容も一緒に添付しておくと良いでしょう。
・和解への話し合い
回答書を相手に郵送したら、後は双方で話し合いの場を設けて和解することが最も良い解決方法です。
未払い残業代の金額に互いが納得し、相手の了承を得ることができたら、支払日時や支払方法についても取り決めた合意書を作成します。
できるだけ話し合いで解決できるように
未払い残業代の請求があった場合には、話し合いで解決できるのが一番です。万一裁判などになると付加金を請求する事が出来る様になるので、本来の残業代よりさらに高い金額を支払うことになってしまいます。
誠意を持って迅速に対応することで、裁判にならずに円満解決できる可能性も高いと言えるでしょう。
