社内規程はその社内のルール、議事録は会議内容の記録のことですが、それぞれの必要性や役割をしっかりと理解しておきましょう。
社内規定の必要性
企業は組織的に運営しますので、多くの人が同じ組織に存在する以上、従業員や役員などが遵守するべきルールが必要になります。
企業は事業を継続、そして拡大することが目的ですが、達成するために社会の変化へ柔軟に対応しニーズを見いだし、商品やサービスを提供していくことが必要です。
企業の継続と発展のために、仕組みや手順を定める基準書のような役割だと言えるでしょう。
・組織統制のためにも社内規定は必要
企業が発展していくことにより、取引は増え、それに伴い従業員も増やしていく必要性が出てくるでしょう。
創業した当初は経営者自身が社内全体を見渡しながら出来た目配りも、だんだんと規模が大きくなることで難しくなります。
この時に社内で一定のルールが定められていなければ、組織として機能しないだけでなく基準や手順があいまいになることで意思決定にもブレが生じる可能性があります。組織を統制するためにも社内規程は必要になると言えるでしょう。
なお、会社の目標、社内風土、業種業態は多種多様ですので、整備が必要となる規程は企業により異なります。
議事録の必要性
議事録とは会議や打ち合わせの時にその内容や経過、結論などを記録して文書化したものです。会社や企業間、顧客との間でも会議は開催されますが、議事録によってその時の情報を共有し周知することがでるでしょう。
議事録の一番の目的は会議などの情報を共有し、周知が正確にできることです。もし議事録がなく口頭で伝達しようとした場合、捉え方などが違っていて話に食い違いが起きる可能性もありますし、そもそも伝えるべき事項を忘れてしまう可能性があります。
特に会議に参加する必要があったのに事情により参加できなかった人にとっては、議事録の存在は重要となり、なければ会議の内容が把握できなくなってしまうでしょう。
・決定事項を明確化するためにも
会議の情報共有だけでなく、同時に決定事項の明確化といった観点でも議事録は有効な存在です。何が決定されてどの業務に対して変更や改善が加えられるのか、今から実践していくべきことは何かなど、議事録によって明確化されることで日々の業務に活かすことができるでしょう。
どちらも会社が運営するためには必要な存在
社内規定や議事録は、会社を運営するにあたりどちらも欠かせないものですので、どちらも多くの人が目にするということを意識した上で文書化することが大切です。
情報を共有化するという意味でも、読んだ相手に伝わらなくては意味がありませんので、その点に注意して作成する必要があります。
