近年、企業では業務効率化に向けて、様々な見直しを行っていることが多いですよね。
みなさんの会社でも、新しいシステムや考え方が導入されていませんか?
一方で、中小企業の経営者の中には、新しい風潮に対してついていけないという人もいるでしょう。
業務効率化の事例には、一体何が挙げられるのでしょうか?
人に依存する仕事を改善するために
業務効率化の動きは、大企業ほどスムーズに行われている印象がありますよね。
ですが、中小企業においても上手く導入できている所があるのです。
中小企業だからできないと諦める必要はありません。
実は、否定的な意見が多い理由として、中小企業特有の業務事情が関わっています。
それは、人に依存して仕事をしていることです。
例えば、あの作業は○○さん、この作業は△△さんに依頼すると、しっかりとやってくれるといった状況をイメージしてみて下さい。
一見すると、人と協力しながら仕事をしている印象を受けますよね。
これは、よくある業務の光景かもしれませんが、その作業内容は果たしてその人でないとできない作業なのでしょうか?
もしかすると、特定の人に依存しなくても、ちょっとしたシステムやツールを使えば、誰でもできる内容になり得ます。
小さな企業になればなるほど、この傾向は強くなっていきます。
この流れで慣れてしまっていると、中々業務効率化の必要性に気づけませんよね。
このような状況を打開するには、改めて今の業務状況を振り返ってみることが大切です。
それは、1つの業務にかかる時間だったり、業務を遂行するにあたりかかるコスト面だったりと、様々な項目があるでしょう。
業務効率化が成功した中小企業は、自分たちの現状を冷静に見ることができ、改善に至ることができたのです。
業務効率化の事例を一部紹介
全国の中小企業で実際に行われた業務効率化の事例には、以下の内容が挙げられます。
・書類をファイリングして作業環境を整える
・業務マニュアルを作成し、共有しておく
・お茶くみ制度の廃止
・過去事例のデータベース化
・業務前にヒアリングの時間を設ける
これらは小さなことかもしれませんが、意外と重要な部分ですよね。
マニュアルやデータベースを確立することは、特定の人に依存してしまうことを回避することができるでしょう。
この他にも、職場内における独自ルールの撤廃を行ったという例もあります。
全ての人が納得できる理由付けならば必要なルールかもしれませんが、意味のないルールもありますよね。
それを続けてしまっていると、無駄な時間が発生してしまいます。
業務効率化には、単純な作業効率のアップだけでなく、残業を無くすといった働き方改革に関する内容が含まれています。
定時内に業務が終わらないというのは、単に作業量が多すぎるだけでなく、無駄な時間が存在している場合もありますよね。
自分が1つの業務にどのくらい時間をかけているか、時間を明確化することで、残業等の問題は解決できるでしょう。
よく業務の効率化は無駄を省くといったことで考えられがちですが、ここで言う「無駄」が何を示しているのかを考えなければなりません。
単に、意味のないお金がかかっているだけなのか、本人の作業環境の問題なのか、無駄と言っても事情は幅広いです。
それらを明確化し、どうすれば負担をかけずに仕事ができるのかを考えることが、中小企業に求められることでしょう。
先程挙げた事例の中には、明日からでも実践できる内容があるはずです。
早速、職場内で検討して実践してみてはいかがでしょうか?
まとめ
中小企業で考えられる無駄は、意外と無駄でないと捉えられていることが多いです。
従業員のスキルを大切にすることは素晴らしいのですが、反対に人材が独り立ちしにくいデメリットもあるでしょう。
一人一人が一定のスキルを持ち業務に取り組むために、業務効率化の推進は欠かせません。
大きな変化をしなくても、ちょっとした作業変化でも十分に効果は得られますから、今一度日頃の業務を見つめ直してみてはどうでしょうか?
