日本の企業は、大企業ばかりではなく中小企業も海外に進出するケースが増えているのですが、海外進出では国内と異なるリスクが生じる可能性があります。
特に、もしも災害が起こった時はどう対処するべきかを、事前に決めておく必要があるのです。
海外進出時の、災害時緊急対策マニュアル作成について、解説します。
災害時緊急対策マニュアルとは
企業は、経営していくうえで様々な資産を保有しているのですが、保有しているのは物質としての資産だけではありません。
従業員などの人的資産や、企業が持つブランドの価値、さらに顧客から得ている信頼も含めて、企業の資産となるのです。
災害時の緊急対策マニュアルを作成する際は、貴重な資産を守ることを重視して作成しましょう。
例えば、データ漏洩が起こった時、規模が大きければ数十億から数百億の損失が出ることもあるのですが、企業のブランドが損なわれて信頼を失った方が、被害は大きいのです。
災害時緊急対策マニュアルが用意されていれば、災害が起こった時のリスクを最小限に抑え、資産を守ることができます。
災害が起こった時、パニックを起こさず事前の計画通りに対処することができれば、事業のダウンタイムも短縮でき、顧客からの信頼も守ることができるのです。
災害時緊急対策マニュアルの有効性を高めるため、災害時緊急対策マニュアルとしてまとめておくことには、以下のようなメリットがあります。
計画の共有と周知
災害時緊急対策マニュアルを作成することで、災害時緊急対策の内容を全従業員に共有し、周知することができるため、緊急時に迅速かつ適切に対応できます。
計画の可視化
災害時緊急対策マニュアルに記載することで、災害時緊急対策の内容を可視化することができ、計画に不備が起こらないようにできるでしょう。
計画の継承性
災害時の対処をマニュアル化することで、災害時緊急対策を継承することができ、組織の変化や環境の変化に応じて内容を適宜更新することができます。
災害時緊急対策マニュアルの保存方法
災害時緊急対策マニュアルは、紙媒体と電子媒体の両方で保存しておくことが望ましいです。
紙媒体は、停電やシステム障害が発生した場合でも参照できるように、オフラインで保管しておく必要があります。
電子媒体は、最新の情報に更新できるように、クラウドサービスなどを活用するのがよいでしょう。
災害時緊急対策マニュアルの内容
海外に進出した場合、災害をはじめとしたさまざまなリスクは突然やってきますが、準備をしておくことでそのリスクを最小限にすることができます。
災害時緊急対策マニュアルには、下記のような備えをする方法について記載されているのです。
危機管理チーム
災害時に対策を講じ、リスクを最小限に抑えるために必要なのが、専門的な知識を持ち、権限がある人によって結成されたチームです。
危機管理チームといい、専門のチームを用意することで有事の際は迅速に対応し、会社を守ることができます。
ビジネス影響分析
災害が発生したときは、損失や影響を予測して優先順位をつける、ビジネス影響分析を実施します。
影響分析では、リスクが発生した場合に、どの業務が停止または遅延し、どの程度の損失が発生する可能性があるかを予測して、優先順位をつけていくのです。
危機対応計画
災害が起こったとき、初動をどうするのか具体的に計画を立てて決めておくことで、混乱を避けて迅速に対応できるようになります。
避難する際の出口にはどこを使用するのか、データ障害が起こったときに使用するバックアップはどこにあるかなど、具体的な手順を示しておきましょう。
復旧計画
災害が収まった後で、事業活動を復活させるにはどうしたらいいのかをステップごとにまとめた復旧計画は、迅速に業務を再開するために役立つのです。
訓練とテスト
計画をあらかじめ実践しておくと、問題点を発見して改善することができるため、災害が起こったときと同じ条件で訓練をしてみましょう。
計画と同じように行動できるのかを確認しておくことで、実際に災害が起こったときもスムーズに動けるようになるのです。
災害時緊急対策マニュアルはただの資料ではなく、会社を危険から守るためのツールとなるため、計画についてしっかりと把握しておいた方が良いでしょう。
災害時緊急対策マニュアルの作成方法
災害時緊急対策マニュアル作成の具体的な手順を知ることで、計画の策定がスムーズになるため、効果的に作成する方法を知っておきましょう。
現状分析と目的の設定
最初に、過去の事例やデータを基に、どのような危機が想定されるかを洗い出し、自社のリスク状況や弱点を理解してください。
災害時緊急対策マニュアルを作成した目的を明確にし、何を守りたいのか、どのような結果を期待するのかを設定します。
自社の事業内容や事業規模、取引先や顧客などの関係者を把握することも重要ですが、計画の責任者や役割分担を決めておくことも大切です。
ビジネス影響分析
次に、さまざまなリスクがビジネスに与える影響を分析して、どの業務が最も影響を受けるか、どれが最も重要かを特定します。
災害対応策の策定
災害が発生したときは、どのように対応するかの基本方針や手段を具体的に設定し、具体的なアクションプランや情報の共有方法など、迅速に動ける体制を構築します。
復旧計画の策定
災害が収まった後、事業を再開するためにデータの復旧や業務の再開手順、必要なリソースや機器の確保方法など、再開に備えるための計画を立てることになるでしょう。
訓練とシミュレーション
実際に計画が機能するかを確認するため、定期的に訓練やシミュレーションを行って、不足している部分や課題を発見し、計画を更新していきます。
計画の見直しと更新
環境やリスクは常に変わるため、災害時緊急対策も定期的に見直し、必要に応じて更新することが重要です。
以上の手順に沿って、災害時緊急対策マニュアルを作成することで、会社をさまざまなリスクから守ることができます。
しかし、プロセスは一度きりではなく、継続的な定期的な確認とアップデートが必要です。
まとめ
海外に進出すると、日本とは異なるリスクがあり、特に災害に関しては国や地域によって起こりやすいものが異なるため、事前に災害時緊急対策マニュアルを策定しておく必要があります。
災害時緊急対策マニュアルは、災害が起こったときに従業員の命や企業の資産などを守り、災害が収まったら事業を迅速に再開できるよう備えておくためのものです。
作成する際は、ポイントを守って作成していきましょう。
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