業務の中で、一筋縄ではいかない課題が出てくることもあります。
課題が生じた場合は、きちんと解決しなければ業務が滞ってしまうでしょう。
課題はなるべくスピーディーに解決するべきですが、解決にはどのようなプロセスが必要なのでしょうか？
課題解決に必要なプロセスについて、解説します。
課題解決プロセスはなぜ必要なのか
日々業務に取り組んでいる中では、課題が出てくることもあるでしょう。
課題の中にはすぐ解決できるものもあれば、解決が難しいものもあります。
解決が難しい場合は、どのように取り組むべきでしょうか？
課題にどうアプローチしていくかは、1つの手順ごとに示します。
しかし、多くの人はいちいち考えず、解決に向けて直接行動するでしょう。
具体的には、何のために行うのでしょうか？
解決が難しい課題は、ただ漠然と取り組んでいても解決できない可能性が高いでしょう。
考えた手法も、きちんとした根拠がなければ役には立たないのです。
課題を解決するための手順を組み立てることで、適切な方法や手法を発見、あるいは選択できるのです。
課題がある場合は、適切な課題解決の方法と解決の進め方について、きちんと考える必要があります。
なぜ必要なのか、実際に取り組む前に理解しておきましょう。
必要とされる理由の1つには、正しい手順で解決に取り組まなければ失敗するかもしれない、という点があります。
例えば、業務が上手くいかないのに今までと同じ方法で取り組んでも、状況は好転しません。
時には、ただ思いついた方法で解決に導くことができるケースもあるものの、ほとんどの場合時間と労力の無駄になるでしょう。
課題に対して向き合うには、段階的に考えていく必要があるのです。
行き当たりばったりに取り組むと、失敗すると見えている方法を選ぶことになるかもしれません。
むやみやたらと解決を目指していると、問題自体が分からなくなってしまうこともあります。
特に、長期的に取り組む必要があるケースでは結果がなかなか出ないことも考えられるため、結果が出るまでの期間も考えなければならないのです。
結果がなかなか出ないと、解決のための手順が間違っていたのではないかと不安になるでしょう。
結果として、方向性や問題が分からなくなることもあるのです。
きちんと解決方法を組み立てることで、疑心暗鬼になって新たな問題が生じることを防ぎましょう。
きちんと適切な手順で行わなければ、課題を解決するための改善案そのものを立案するのが難しくなるかもしれません。
問題が大きくなるほど複雑となり、問題がないか、解決するためには何が必要かを把握しきれなくなっていくのです。
問題が起きた根本的な原因がわからなければ、解決は困難です。
二次的、三次的被害が広まらないように、適切な方法を考えて実行し、課題を解消する必要があるのです。
課題解決に必要なプロセスとは？
課題解決のためのプロセスを組み立てようとしても、何のことか知らなければ組み立てようがないでしょう。
課題解決に必要なプロセスについて、解説します。
最初に取り組むのは、課題の内容について把握することです。
根本的に何が課題となっているのかを理解していなければ、方向性を間違えてしまう可能性があるため、課題を明確にする必要があります。
課題には、既に発生しているものと将来発生する懸念があるもの、目標を達成するための課題の3つがあります。
自分だけで判断するのではなく、上司や周囲の人の客観的な意見も聞いて、原因を追究していきましょう。
課題になったのはなぜか、原因について分析してみましょう。
例えば、売上目標を達成するために不足している顧客数、売上の不足などを分析して、不足している程度を明確にしましょう。
原因が何かはっきりしないケースや、複雑な原因を分析する場合は、思考整理の方法を試してみましょう。
明確にしないと適切に課題を解決できないため、課題が生じている原因を特定し、分析することが大切です。
課題の特定ができたら、実際に解決するためにはどうしたらいいのか、具体的な方法を考えましょう。
課題の解決方法は、考え付く限りいくつでも挙げていきましょう。
中には、解決につながりそうもない方法もあるかもしれませんが、雑多な解決方法の中から役立つものが見つかることもあるのです。
また、チーム内で話し合い、多様な意見を取り入れることも大切です。
解決方法を出し切ったら、適切な方法に絞り込みましょう。
絞り込むには、費用対効果や実際の効果の有無、必要となる時間や実行が可能などうかを踏まえ、優先順位をつけていきます。
また、同時に実行できる方法があれば、1つにまとめて試してみるか、並行して実行するなどを検討しましょう。
課題を解決できる可能性を高めるためにも、仮説を立ててシミュレーションをしてください。
方法を決めたら、実際に行ってみましょう。
実行する場合、シミュレーションがある程度終わったらすぐにでも行動することが大切です。
解決策を立案してから時間が経過してから解決に取り組むと、状況やビジネス環境が変化してしまう可能性があるので、十分な効果がないかもしれません。
精度を高めることも必要ですが、課題解決のためには早く取り組むことも重要となるのです。
課題解決策を実行したら、効果を検証します。
内容を確認して、想定より効果が低い場合は、他の解決策も取り入れたり、方向性をもう一度考え直してみたりする必要があるでしょう。
ただし、課題が業務効率の向上や営業成績の改善のように効果がすぐに出づらいものであれば、すぐ判断をするのは避けるべきでしょう。
実行してみた方法で出た効果やたどり着くまでの取り組みを思い返して、今後おなじような課題が生じた時に備えておきましょう。
まとめ
業務において何らかの課題が生じた場合は、解決するために何が必要か、方法と手順を考える必要があります。
きちんと組み立ててから取り組まないと、大きな失敗をしたり結果が出ないことに焦ったりすることもあります。
課題解決は、きちんと原因を特定して解決策を考えなければ、根本的に解決できないリスクもあるため、プロセスを1つずつ進めて確実に解決しましょう。
